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Les entreprises doivent adopter des stratégies de transformation numérique pour survivre sur les marchés qu'elles desservent. Cependant, malgré l'utilisation des systèmes d'approvisionnement électronique au cours des 15 dernières années, de nombreux aspects de l'approvisionnement sont encore manuels et sujets à l'erreur humaine.

L'idée que tirer parti de la technologie est la clé de la croissance à long terme est évidente pour de nombreux chefs d'entreprise. Les startups agiles utilisent souvent des technologies telles que l'intelligence artificielle, l'apprentissage automatique, les API et la blockchain pour perturber des industries entières. Par conséquent, les entreprises établies doivent adopter des stratégies de transformation des achats numériques afin de rester viables sur les marchés qu'elles desservent. Les CPO interrogés par Deloitte ont identifié la transformation numérique comme une priorité absolue.

Malgré les avantages convaincants, les opérateurs commerciaux ont été lents à déployer des stratégies d'approvisionnement numérique. Malgré l'utilisation des systèmes d'approvisionnement électronique au cours des 15 dernières années, de nombreux aspects de l'approvisionnement au paiement sont encore basés sur le papier, manuels et sujets aux erreurs humaines. Voici trois domaines d'approvisionnement mûrs pour la transformation numérique.

1. Plan de passation des marchés.

La prévision des activités d'achat d'une organisation est une tâche clé que de nombreuses entreprises effectuent au cours du cycle budgétaire. Nous avons discuté de certaines des meilleures façons d'optimiser la durée du cycle de votre processus d'approvisionnement.

Pendant ce temps, les agents d'approvisionnement dépensent du travail, des dépenses et des biens pour les projets à venir. Obtenir de la main-d'œuvre qualifiée à des prix compétitifs est souvent plus compliqué que de simplement acheter des ordinateurs à usage général ou du matériel de bureau. Dans certains cas, ces employés aident à prendre des décisions d'achat pour l'équipement réseau, les services logiciels et le matériel informatique.

51 % des responsables des achats estiment que leur équipe d'achat n'a pas la capacité d'exécuter la stratégie d'achat de l'organisation. Embaucher les bonnes personnes pour ces projets est essentiel, mais selon une enquête de Robert Half, près de 76 % des cadres supérieurs déclarent avoir embauché les mauvaises personnes pour un poste.

Ces inadéquations de main-d'œuvre et ces lacunes en matière de capacités coûtent de l'argent. Le travail temporaire offre la possibilité d'embaucher et de licencier des travailleurs qualifiés sans leur verser d'avantages sociaux ou d'indemnités de départ coûteux.

La transformation numérique des achats reliera les équipes des achats et des ressources humaines (RH) pour attirer et retenir les bons talents pour une variété de projets. Les responsables des achats et des ressources humaines peuvent utiliser des outils d'intelligence artificielle pour associer rapidement et avec précision le personnel de l'agence aux postes de projet en fonction de l'expérience, des qualifications et des critères d'emploi prédéfinis. Grâce à l'apprentissage automatique, à l'évaluation adaptative des tâches et aux outils d'analyse prédictive, les membres de l'équipe des achats et des RH peuvent identifier les candidats temporaires qui s'acquittent de leurs fonctions dans des rôles spécifiques. Les visites sur le terrain en réalité augmentée peuvent également attirer des employés vedettes dans votre programme avant qu'ils n'aient des entretiens en face à face avec les responsables du recrutement.

2. Approvisionnement.

La plupart des contrats de fourniture sont utilisés pour couvrir des projets standards achevés dans un délai spécifié. Qu'en est-il des achats urgents de pièces personnalisées nécessaires le plus rapidement possible dans des endroits éloignés ?

Supposons qu'une société d'extraction de pétrole au Texas dispose d'un équipement coûteux avec un mécanisme de pompe personnalisé. L'appareil se trouve sur un site de travail à l'étranger. Si le mécanisme de la pompe tombe en panne, les activités de l'entreprise dans la région cesseront. La société basée au Texas dispose d'un équipement personnalisé similaire dans toutes ses opérations mondiales.

En tant que fournisseur expérimenté, vous reconnaîtrez immédiatement les risques opérationnels et les éviterez en recommandant l'achat de pièces de rechange avant une urgence. Cependant, le coût d'achat et de stockage des pièces de rechange dans le monde entier pour une variété d'équipements personnalisés en fait une solution peu élégante dans l'esprit de votre direction. Cela met en évidence les problèmes de visibilité à différentes étapes du processus.

Selon un rapport de Levvel, une meilleure compréhension des dépenses des entreprises est la priorité absolue pour améliorer les processus de back-office. En mettant en œuvre une solution d'approvisionnement, les organisations peuvent bénéficier d'améliorations telles qu'une meilleure visibilité et des frais moins élevés.

3. Gestion des contrats.

La surveillance des contrats avec les fournisseurs, les clients et les autres parties prenantes est au cœur du processus d'approvisionnement. Alors que certaines organisations avancées incluent des éléments numériques tels que des modèles électroniques et des outils de signature électronique dans leurs fonctions de gestion des contrats, de nombreuses entreprises s'appuient encore sur des opérations manuelles. La gestion manuelle des contrats rend le processus de gestion des contrats trop complexe et sujet aux erreurs humaines.

Cependant, compte tenu des nombreuses technologies émergentes trouvées dans les solutions d'approvisionnement en ligne qui peuvent avoir un impact positif sur celles-ci, la gestion des contrats a le potentiel de devenir un domaine clé de la stratégie d'approvisionnement numérique.

L'apprentissage automatique permet aux organisations d'associer automatiquement des paiements récurrents et prévisibles à des contrats sous-jacents sans avoir besoin de pièces justificatives telles que des bons de commande ou des GRN. Nous discutons des avantages de l'appariement des contrats et de la manière dont l'apprentissage automatique peut le prendre en charge dans un autre blog.

L'analyse des mégadonnées permet aux équipes d'approvisionnement de comparer chaque transaction avec son contrat de fournisseur associé, permettant un suivi en temps réel des performances du fournisseur.

Grâce aux logiciels d'intelligence artificielle, les organisations peuvent se prémunir contre la menace d'activités frauduleuses, telles que les fournisseurs facturant deux fois la même commande ou les employés créant de fausses factures. Le logiciel peut à la fois détecter et mettre en évidence d'éventuels cas de fraude et aider à retrouver les responsables.

La transformation numérique des achats oblige souvent les entreprises à disposer de la technologie d'approvisionnement électronique sous-jacente pour tirer parti des initiatives numériques. Outre les investissements financiers nécessaires pour créer un environnement propice à la transformation numérique des achats, les chefs d'entreprise doivent également justifier les efforts de transformation numérique auprès de leurs actionnaires et des autres parties prenantes.

Développer l'analyse de rentabilisation et motiver les autres à adopter la transformation de l'automatisation est souvent le plus grand défi. Il est normal que de nombreuses personnes n'aient pas encore réalisé le potentiel des technologies telles que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique dans les achats.

Dans ce cas, la transformation de l'approvisionnement numérique de votre organisation s'effectue de préférence par étapes. Commencez par définir un objectif spécifique et mesurable pour votre initiative numérique et éduquez vos employés sur la technologie pour atteindre cet objectif. Au fur et à mesure que votre vivier de talents se familiarisera avec ces nouvelles technologies, il proposera d'autres façons de les utiliser qui non seulement réduiront les coûts, mais créeront également une réelle valeur pour votre organisation et ses clients.