Accueil > Dernières Actualités > Les règles pour réussir la transformation digitale des achats

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Aujourd'hui, plus la moitié des responsables des achats se disent insatisfaits des résultats de l'implantation des technologies numériques au sein de leur organisation. Pourquoi est-il toujours si difficile de conduire la transformation des achats numériques ?

Cataloguez, comprenez et optimisez votre structure organisationnelle et vos processus avant d'envisager des outils.

Qu'il s'agisse des achats, de la gestion des contrats, de l'approvisionnement, des réceptions de marchandises ou des comptes fournisseurs, vous devez comprendre votre structure organisationnelle et une liste complète des processus effectués par chaque unité commerciale. Quelles sont les différences ? Répondent-ils à des exigences spécifiques ou est-il possible d'harmoniser les structures et les processus ? La coordination des processus avant la mise en œuvre de l'outil minimise vos coûts d'installation/de développement. Toutes les unités pourraient effectuer des processus similaires dans la nouvelle solution. Si vous ne pouvez pas consentir, vous saurez pourquoi et pourrez prévoir en conséquence.

La technologie avant les données !

Si vous ne comprenez pas les règles et les processus (création, modification, approbation, etc.) qui régissent vos données d'achat critiques (fournisseurs, prix, catalogues, conditions de paiement, matériaux, etc.), c'est quelque chose que vous devez examiner avant d'introduire l'écran des nouvelles technologies. La qualité des données est essentielle pour tirer le meilleur parti d'une solution Source to Pay. De plus, une qualité élevée des données ne peut être atteinte que lorsque les propriétaires sont identifiés, responsables des éléments de données et mesurés par rapport aux mesures de qualité des données pour ces éléments. Sinon, vous finirez par conduire une Ferrari sans pneus. Vous pouvez toujours conduire sur les jantes, mais la conduite n'est certainement pas ce que vous pensez quand vous l'avez achetée !

Achetez pour la fonctionnalité et le coût total de possession (TCO), pas pour le prix initial le plus bas.

Quand vient le temps de penser à un logiciel, faites vos recherches et faites confiance à votre instinct. Oui, un processus RFI typique peut aider, mais ce n'est pas suffisant. Trouvez des moyens de voir le logiciel en action dans d'autres entreprises de votre liste restreinte de fournisseurs. Posez des questions pour identifier les lacunes de votre processus de catalogage précédent. Quels modules vous conviennent ? Lequel sera perdu ? Demandez au service informatique d'examiner le contexte de votre architecture ERP.

Soyez réaliste et ne choisissez pas les packs de modules qui vous conviennent parmi les fournisseurs de la "meilleure gamme". Pour le reste, je vous recommande de suivre le parcours "meilleure race". Du point de vue des frais de licence, cette approche peut vous coûter plus cher sur le papier, mais vous pouvez être sûr que le coût total de possession (TCO) sera plus élevé si vous optez pour une seule solution. Une fois mis en œuvre, vous travaillez dur pour insérer des chevilles carrées dans des trous ronds pendant des années.

Démarrez lentement la mise en œuvre de votre solution logicielle.

Une fois que vous avez des licences logicielles, prenez le temps de les mettre en œuvre. Encore une fois, cela coûterait plus cher sur le papier, mais moins cher que des retards répétés et des redémarrages de projets. Les organisations surestiment souvent leur capacité à accepter le changement, surtout si elles n'ont pas récemment migré vers un nouveau système. Mettre en place un nouveau système informatique, c'est comme transférer des passagers d'un avion à l'autre pendant que les deux avions volent... plus facile à dire qu'à faire. Un bon point de départ est le module d'approvisionnement et/ou de gestion des contrats. Ces solutions impliquent généralement une base d'utilisateurs plus restreinte et permettent à votre équipe de transformation numérique des achats de prendre une longueur d'avance avant de s'attaquer à des modules plus complexes et lourds d'intégration tels que la gestion des catalogues, les achats, la réception des marchandises, la gestion des factures, etc.

Développez de l'expérience dans votre équipe de transformation.

Idéalement, lors de la préparation d'un plan de transformation numérique pluriannuel, vous devriez essayer de recruter des membres d'équipe ayant une expérience dans le sourcing de la transformation numérique. Cela fera immédiatement mûrir votre organisation et vous sera utile lorsque vous rencontrerez des problèmes pour résoudre votre solution. Une expérience avec la technologie spécifique que vous mettez en œuvre est un plus, mais pas indispensable. Vous recherchez la réflexion. Assurez-vous simplement, d'un point de vue chronologique, que vous donnez suffisamment de temps à votre équipe (12 à 18 mois au mieux) pour absorber votre entreprise avant de prendre la responsabilité de déterminer son avenir.

Commencer en ayant la fin à l'esprit.

Une fois que vous aurez "transféré des passagers d'un avion à un autre" et déployé votre nouveau système, qui sera l'équipage ? Qui sera l'équipe de maintenance ? Avant de concevoir votre système, vous devez comprendre à quoi correspondent vos opérations après le déploiement. Le nouveau système signifie de nouveaux types de tâches pour prendre en charge et maintenir vos applications déployées. Les personnes qui effectuent des tâches administratives liées à l'outil devraient être impliquées dans le projet dès le début pour commencer à gravir leur courbe d'apprentissage précoce.

Bien sûr, il y a d'autres facteurs à prendre en compte lors du démarrage de votre parcours de transformation numérique. Cependant, en ciblant le top 6, vous avez plus de chances de vous retrouver dans la colonne « CPO satisfait » la prochaine fois que vous recevrez une enquête sur la transformation numérique.